Как рассчитывается оборачиваемость запасов? Для чего она вообще нужна? Период одного оборота запасов.

Проблема оптимального размера складских остатков должна беспокоить не только службу логистики, но и финансового директора. Избыток запасов – это отвлеченные из оборота средства и расходы на содержание больших складских площадей, а недостаток – риск потери покупателей и снижения выручки. Как финансовому директору оптимизировать инвестиции в складские запасы.

Проблема оптимального размера складских остатков должна беспокоить не только службу логистики, но и финансового директора. Избыток запасов - это отвлеченные из оборота средства и расходы на содержание больших складских площадей, а недостаток - риск потери покупателей и снижения выручки. Как финансовому директору оптимизировать инвестиции в складские запасы.

Ни для кого не новость, что от эффективного управления поставками и запасами во многом зависит финансовое благополучие компании. «Объем запасов в нашей компании составляет около 70 млн рублей, или более двух тысяч наименований. При этом затраты на поддержание товарных запасов составляют до 30% от их стоимости.

Поэтому особое внимание мы уделяем организации управления запасами, в том числе расчету оптимального размера заказа и формированию эффективного ассортиментного портфеля», - рассказывает Инга Родионова, финансовый директор группы компаний MOND. Отсутствие продуманного контроля за поставками и складскими остатками неизбежно сказывается на финансовых результатах деятельности компании.

«В 2005 году в нашей компании по некоторым категориям товаров в результате некорректного планирования закупок был обнаружен перезапас. По другим, наоборот, - недостаток, что не позволяло реализовать план продаж в полном объеме. Выявить это удалось путем сравнения фактических товарных запасов в разрезе категорий с планами продаж на соответст-вующий период. На это в большинстве случаев влияла ситуация в стране производителя.

В Китае, где у компании расположено большинство фабрик, возникли проблемы с рабочей силой и электроэнергией, поэтому поставщики удлинили цикл производства, а иногда даже стали срывать поставки. По этой причине наши менеджеры нередко заказывали больше и чаще, чем было необходимо, либо, наоборот, делали заявку достаточно поздно, что приводило в том числе к отсутствию товара на складе», - вспоминает Елена Агеева, финансовый директор компании Golder Electronics.

Однако на практике попытки исправить положение дел нередко сводятся к определению норматива по такому показателю, как оборачиваемость запасов (отношение выручки к среднему объему товарных запасов).

Другими словами, изучив статистику продаж и запасов, финансовое подразделение на следующий период устанавливает норматив по оборачиваемости товарных остатков для коммерческих подразделений. Но такое решение имеет существенные недостатки, а именно: в расчет принимается только товар, который лежит на складе. При установлении норматива оборачиваемости не учитываются товары и деньги в пути, а также дебиторская задолженность. Уменьшая товарные остатки, компания воздействует лишь на малую часть от общего объема средств, инвестированных в содержание запасов;

установив жесткий норматив оборачиваемости запасов для коммерческих подразделений, финансовая служба заставляет их действовать по одному из следующих сценариев. Чтобы уменьшить товарный запас и выполнить норматив, во-первых, можно сократить объем закупаемых партий, во-вторых, количество поставок.

Если снизить объем закупок, то увеличатся расходы на доставку, так как товары будут поставляться намного чаще. А более редкие поставки приведут к сокращению страхового запаса. В результате уровень обеспеченности спроса снизится, чаще будут возникать ситуации, когда востребованного клиентами товара на складе нет.

Чтобы раз и навсегда решить проблему управления запасами и оптимизировать инвестиции в товары на складе, необходим комплексный подход к решению проблемы.

Матрица QRS-и ABC-анализа

Запасы запасам рознь

Прежде чем начинать оптимизацию товарных запасов, необходимо отделить основной товарный запас от вынужденных и временных запасов. Например, по учетной системе на складе хранится 100 товаров поставщика X на сумму 100 тыс. рублей, объем продаж поставщика - 200 тыс. рублей. Используя эти данные, устанавливаем оборачиваемость запасов - два раза. Однако если в эти 100 тыс. руб. попадает бракованный и неликвидный товар на сумму 20 тыс. и 30 тыс. рублей соответст-венно, то реальная оборачиваемость товара будет как минимум в два раза больше.

Основной запас служит для обеспечения продаж в соответствии с планом. Состоит из двух основных частей:

• рабочий запас - товарный запас на выполнение плана. Его размер зависит от того, какими партиями поступает товар от поставщика;
• страховой запас создается для того, чтобы компенсировать неопределенности, связанные с возможным увеличением фактических продаж сверх плана или с задержками поставок.

Временный товарный запас создается на конкретный срок и состоит из трех основных типов:

• сезонный запас. В период сезонного роста потребления на рынке у поставщиков наблюдаются перебои с наличием товара. Чтобы избежать отсутствия товара на складе, нужно создать избыточный запас по наиболее критичным товарам и в течение сезона его реализовать;
• маркетинговый запас. В период проведения маркетинговых акций по товару есть необходимость обеспечить его наличие в избыточном количестве. В процессе акции эти запасы реализуются;
• конъюнктурный запас. Поставщики нередко закрывают производство на профилактику, повышают цены и т. п. Можно получить значительную прибыль, если иметь товар в наличии по старым ценам в тот момент, когда он уже закончится у конкурентов.

Вынужденный запас возникает вне зависимости от желания компании и ее сотрудников. К нему относятся неликвидные товары (товары нормального качества, но в объеме, который трудно относительно быстро реализовать), бракованные товары.

Очевидно, что необходимый уровень продаж обеспечивает только основной запас. Поэтому учет товаров в информационной системе должен быть построен так, чтобы можно было выделить основной запас. Кроме того, система должна отражать количество неликвидного и бракованного товара, а также денежные средства, затраченные на их покупку. Чтобы сократить количество таких товаров в структуре запасов, нужно организовать регулярную работу по распродаже неликвидов и брака. Она должна проводиться ежемесячно, а не от случая к случаю. В этом процессе необходимо задействовать не только отдел закупок, но и отдел продаж.

Структура товарного запаса

Где деньги

Итак, разобравшись со всеми возможными видами запасов, нужно четко определить, как их финансирует компания. Другими словами, нужно понять, сколько собственных и заемных (например, банковские кредиты) средств (Инвестиционный ресурс, ИР) вкладывает компания в содержание запасов.

В теории все просто, формула инвестиционного ресурса следующая:

ИР= ТП + ТЗ + ДЗ + ДП - КЗ,

где ТП - товары в пути. Компания оплатила поставщику отгрузку товаров, но они еще не оприходованы на складе, а следовательно, не числятся в товарном запасе;

ТЗ - товарный запас. Товар, оприходованный на склад, но не отгруженный клиентам;

ДЗ - дебиторская задолженность клиентов. Товар, отгруженный клиентам, но не оплаченный ими;

ДП - деньги в пути.

Деньги, которые клиент оплатил за товар, но компания не оплатила их поставщику; КЗ - кредиторская задолженность.

Деньги, которые поставщик предоставляет в виде товарного кредита на содержание товарного ресурса. В идеале каждая компания стремится к тому, чтобы ИР = 0. Это позволит переложить содержание товарного ресурса на поставщика. Например, розничные сети на содержание своего товарного ресурса тратят значительно меньше средств, чем составляет кредиторская задолженность, привлеченная от поставщика. Соответственно у них высвобождаются средства на развитие собственной сети.

Заметим, что все участвующие в расчете инвестиционного ресурса показатели финансовый директор должен взять под жесткий ежедневный контроль. Это позволит определить, где сосредоточены средст-ва компании, и разработать необходимые меры по высвобождению собственных средств.

А для оценки их эффективности можно пользоваться показателем отношения выручки к сумме инвестиционного ресурса. Понятно, что чем он выше, тем более эффективно распоряжается своими деньгами компания.

В идеале каждая компания должна стремиться к тому, чтобы инвестиционный ресурс был равен нулю.

Анализ запасов

Для выявления внутренних резервов компании стоит воспользоваться QRS-анализом. Суть его состоит в том, чтобы разделить товары и их поставщиков на три группы, руководствуясь объемами необходимых инвестиций. Для деления на группы можно использовать критерий значимости, который рассчитывается по следующей формуле:

Критерий значимости (Кз) = (Инвес-тиционный ресурс/Объем продаж) 100%.

Кз < - 10%. Группа Q. Сюда относятся товары и их поставщики, которые вкладывают в оборот заказчика более 10% от своего месячного объема продаж. Отсрочка на погашение товарного кредита такова, что приобретенный товар компания успевает продать и направить вырученные средства на финансирование других закупок.

10% < Кз < +10%. Группа R. Кредитных средств этих поставщиков, как правило, достаточно, чтобы обеспечить содержание товарного ресурса по поставляемым ими товарам, но не более.

Кз > +10%. Группа S. Для покупки товаров у этой категории поставщиков необходимо вкладывать собственные средства.

Сам по себе QRS-анализ не дает полной картины происходящего. А другими словами, не позволяет отследить, насколько заинтересована компания в покупке того или иного товара. Чтобы исправить это упущение, можно провести АВС-анализ, поделив все товары на три категории руководствуясь показателем прибыли. Например, в А будут отнесены все товары, приносящие 50% от общей суммы прибыли по всем клиентам, В - 30% прибыли, и С - 20% прибыли соответственно. «При планировании продаж товарная номенклатура нашей компании (более 600 наименований) делится на три группы с помощью АВС-анализа, - рассказывает Елена Агеева. - К группе А мы относим товары, которые приносят наибольший доход и обеспечивают содержание большинства запасов. По этим товарам максимально точно определяются объем и момент заказа, так как необходимо обеспечить их постоянное наличие на складе. Товары группы В занимают среднее положение в формировании запасов. Товары группы С - самая многочисленная группа товаров, однако в общем объеме продаж их доля невелика.

ЭКСПЕРТНАЯ ОЦЕНКА РАЗМЕРА СТРАХОВОГО ЗАПАСА

В нашей компании товары этих трех групп, согласно статистическим данным, распределяются следующим образом:

• 10% ассортиментных позиций обеспечивают 75% от стоимости запасов (группа А);
• 25% ассортиментных позиций приходится на 20% от стоимости запасов (группа В);
• 65% ассортимента содержит 5% от стоимости запасов (группа С).

Анализ проводит департамент маркетинга.

Совместив результаты QRS- и ABC-анализа (см. рис. 1) и выделив девять групп товаров, можно определить стратегию работы с поставщиками, а также стратегию продаж. Товары и поставщики, которые попадут в группу AQ, - наиболее рентабельные и не требуют финансирования для собственного содержания. С поставщиками таких товаров надо строить долгосрочные партнерские отношения, следить за сроками погашения кредиторской задолженности перед ними и т. д. А товары группы CS наименее доходные и в то же время требуют дополнительных средств на содержание товарного запаса, поэтому, если есть возможность, их лучше выводить из ассортимента.

КЛЮЧЕВЫЕ ЛИМИТЫ ЗАПАСОВ

Оптимальный запас

Когда компания определила, в какой товар она будет вкладывать средства и с какими поставщиками будет работать, необходимо спланировать объем запасов по каждому виду товара. Для этого по фактическим данным (объем продаж, срок реагирования и т. д.) нужно рассчитать средний запас по каждому виду товара. Сложив данные по товарам конкретного поставщика, мы получим средний товарный запас по поставщику. Средний товарный запас (ТЗ) на складе состоит из страхового (СТЗ) и среднего рабочего запаса (РТЗ) (см. рис. 2 на стр. 33). При этом последний зависит от того, сколько раз компания закупает товары за период, и объема продаж:

Для оценки страхового запаса есть два подхода.

Первый основан на экспертных суждениях о вероятном увеличении продаж и задержке товара (см. рис. 3). Для расчета используется следующая формула:

СТЗ = ПДср СРср (% ПД + % СР),

где ПДср - средний объем продаж в день, шт.; СРср - средний срок реагирования (период между моментом возникновения потребности в товаре и его поставки на склад), дни; % ПД - процент вероятного увеличения продаж (насколько могут увеличиться продажи в день по отношению к средним продажам), проценты; % СР - процент вероятной задержки поставки (на сколько дней может задержаться поставка по отношению к среднему сроку реакции), проценты.

Второй подход к расчету страхового запаса опирается на накопленную статистику колебаний продаж и нарушений сроков поставки.

Вычисляется на основе заданной вероятности с использованием статистических таблиц функции Лапласа. Например, если необходимо с вероятностью 95% иметь товар на складе, то этому значению будет соответствовать значение коэффициента 1,64.

Однако, несмотря на то что второй подход способен дать более точные результаты, он редко применяется на практике. Дело в том, что у компаний нередко отсутст-вует статистика о задержках поставок.

После того как размер страхового запаса определен, нужно сравнить полученные результаты с фактическими складскими остатками, превышающими плановую потребность, и ликвидировать существующие излишки.

Жесткий контроль

Мы начали статью с того, что использовать показатель оборачиваемости товаров в качестве норматива неоправданно.

Правильный вариант, если контроль за состоянием запасов осуществляется на ежедневной основе по отклонениям от следующих нормативов:

• максимальный товарный запас (МаксТЗ), который рассчитывается как сумма страхового запаса и среднего объема поставки;
• точка заказа/перезаказа (ТЗП) - количество товара на складе, при достижении которого необходимо делать новый заказ поставщику (сумма страхового товарного запаса и количества товаров, которые будут проданы за то время, которое необходимо для доставки следующей партии от поставщика);
• точка «последнего желания» (ТПЖ) - количество товаров, которые будут проданы за то время, которое необходимо для доставки следующей партии от поставщика и к приходу следующей поставки компания останется без товара.

Установив нормативы и оперативно контролируя их, компания сможет максимально эффективно управлять своими инвестициями в товарные запасы. Но, при этом не стоит забывать, что мало разработать необходимую методологию, важно заинтересовать в результатах сотрудников компании.

При этом для каждого отдела должны использоваться различные схемы вознаграждения, например:

• отдел продаж ориентирован на стопроцентное выполнение плана продаж;
• отдел закупок - на соблюдение нормативов по товарному запасу;
• транспортный отдел - на выполнение установленных сроков по доставке товара.

Оборачиваемость запасов олицетворяет собой величину, которая показывает, насколько обновляются, как сырьевые запасы, так и готовые товары и материалы. Данный показатель отображает указанную обновляемость на протяжении определенного временного промежутка.

Если брать во внимание только готовые продукты, то данные термин обозначает скорость производства и отпускание продукции, расположенной в складском помещении. Стоит отметить, что inventory turnover характеризует, насколько эффективно взаимодействуют между собой службы, которые отвечают за продажи организации и эффективные закупки.

Как рассчитать оборачиваемость запасов?

Для того чтобы вычислить финансовые показатели оборачиваемости следует знать :

• Размер товарооборота за указанный промежуток времени. Величина отображается в ценах соответствующих складскому учету.
• Средний запас продукции за определенный временной промежуток. Это означает количество продуктов, которые находятся в складском помещении на протяжении обозначенного времени.
• Период. Для продуктов, которые быстро портятся, может быть указана неделя, месяц, или же год.

Поскольку средний запас продукции является суммой, характерной для начала и конца определенного периода, которая поделена на два, то для его вычисления необходимо воспользоваться следующей формулой среднего хронологического:

ТЗср = (Тз1/2 + Тз2/2 + ТзN/2) / N — 1

• ТЗср обозначает показатель средних запасов за весь период.
• N является количеством дат в указанном промежутке времени.
• Тз1-ТзN определяются как товарные запасы на конкретную дату.

После того как правильно вычислен средний товарный запас, можно приступать к расчету коэффициента оборачиваемости запасов. Стоит отметить, что данный финансовый показатель нужно вычислять как отношение продуктов, которые были реализованы, к среднему запасу за определенный период. Для этого необходимо воспользоваться такой формулой:

IT= себестоимость реализованной продукции/средние запасы.

Особенности расчета оборачиваемости запасов в днях и в разах

Помимо вычисления коэффициента можно рассчитать товарные запасы:

• В разах. Обозначает, сколько раз продукты были проданы за определенный промежуток времени. Оборачиваемость в разах можно рассчитать, используя такую формулу: Об раз=Себестоимость проданных продуктов/Средний запас продукции за период.

• В днях. Отображает, за сколько дней средний запас склада будет распродан. Следующая формула используется для вычисления оборачиваемости в днях: Об дн=Средний складской запас* количество дней/Товарооборот за указанный период.

Чтобы успешно вести бизнес, необходимо обращать внимание на оптимальность запасов, а показатель оборачиваемости следует регулярно мониторить. Если показатели оборачиваемости низкие, то это является плохим показателем для бизнес-деятельности предприятия. Это указывает на низкий уровень продаж, неэффективное управление складом или же избыточность запасов, что заставит фирму сохранять баланс на грани дефицита. Характерным последствием низких показателей является потеря клиентов и потребителей, а также неоправданно высокие расходы на пополнение складских запасов. Существует большая вероятность, что испорченные и просроченные продукты будут накапливаться в складском помещении.

Когда при расчете уровня оборачиваемости фирма получает высокие показатели, то это красноречиво свидетельствует о подвижности денежных средств. Стоит отметить, что вложенные финансовые ресурсы в запасы будут возвращаться в виде доходов от реализации готовых товаров с той скоростью, с которой оборачиваются товарные запасы.

Стоит отметить, что не существует определенных общепринятых стандартов для уровня оборачиваемости, поэтому для каждой отдельной экономической отрасли необходимо составлять индивидуальный анализ. Следует учесть, что намного эффективнее анализировать оборачиваемость в динамике самой компании. Также этот показатель во многом зависит и от маркетинговой стратегии предприятия. Если компания отличается высоким уровнем рентабельности, то ей будет свойственна оборачиваемость с более низкими показателями, нежели у организации с рентабельностью ниже нормы.

Под таким термином, как оборачиваемость запасов, принято понимать параметр, характеризующий обновляемость запасов какой-либо продукции, товаров, сырья, материалов в течение определенного расчетного периода. Если же говорить о складском комплексе, то в данном случае параметр оборачиваемости определяет скорость, с которой грузы производятся и отпускаются со склада. Именно по этому параметру определяют степень эффективности, с которой взаимодействуют две службы – служба закупки и служба продажи.

Если параметр оборачиваемости является низким, это однозначно свидетельствует о неудовлетворительном показателе финансовой и коммерческой деятельности компании. Кроме того, это служит сигналом о том, что в компании наблюдается избыточность грузов, или о том, что в компании плохие продажи.

И наоборот, если параметр оборачиваемости высокий, тем быстрее осуществляется оборот финансов, вложенных в товары, а следовательно, быстрее происходит и возврат денег в форме выручки. Другими словами, для успешной коммерческой деятельности компании необходимо соблюдать оптимальность запасов, а такой параметр, как оборачиваемость запасов, рекомендуется постоянно отслеживать.

Для того чтобы осуществлять постоянный мониторинг оборачиваемости запасов, необходимо знать следующие показатели:

• показатель среднего запаса товаров за конкретный период. Т.е. нужно знать, сколько грузов, товаров или сырья находится в складском комплексе, например, в течение месяца;
• длительность расчетного периода. В этом качестве может использоваться любой временной промежуток, например, год, месяц, для скоропортящихся товаров – неделя;
• показатель товарооборота за расчетный период. Этот параметр рассчитывается в складских ценах.

Теперь немного подробней об этих показателях. Показатель среднего запаса товаров рассчитывается как сумма на начало периода и на его конец, поделенная пополам. Если производится расчет показателя среднего запаса товаров, то необходимо использовать формулу среднего хронологического числа, а не среднего арифметического.

В чем измеряется и как рассчитывается оборачиваемости запасов

В том случае, когда речь ведется о параметре оборачиваемости запасов, как правило, используются следующие показатели:

• коэффициент оборачиваемости запасов товаров. Данный параметр рассчитывается как отношение себестоимости реализованных товаров к количеству запасов за расчетный период в среднем;
• показатель оборачиваемости запасов в днях. Он определяет, за сколько дней будет продан средний складской запас. Формула, по которой производится расчет показателя оборачиваемости запасов товаров в днях, выглядит следующим образом: Об дн = Средний запас товаров * кол-во дней / Оборот товаров за этот период;
• показатель оборачиваемости запасов товаров в разах. Показывает, сколько раз за расчетный период товар смог «обернуться», т.е. реализоваться.

Формула, по которой производится расчет показателя оборачиваемости товарных запасов в разах, выглядит следующим образом:

Об раз = Себестоимости реализованных товаров / Средний запас товаров за период.

Оборачиваемость запасов не имеет утвержденных или общепринятых нормативных показателей. Наиболее оптимальные цифры должны определяться в результате анализа в пределах одной отрасли.

Калькулятор оборачиваемости товара на складе

Для достижения большего эффекта рекомендуется проводить такой анализ в рамках каждого конкретного предприятия. Кроме того, следует помнить, что для компаний, которым присуща высокая рентабельность, как правило, свойственен более низкий показатель оборачиваемости запасов в сравнении с компаниями с пониженной нормой рентабельности.

Управление товарными запасами является важным элементом предпринимательской деятельности в розничной торговле. Грамотное и эффективное управление направлено на то, чтобы торговая точка была обеспечена товарами ровно в том объеме и количестве, в котором это необходимо на определенный срок. В противном случае может образоваться как дефицит, так и излишек товарных запасов, что с точки зрения эффективности бизнеса недопустимо.

Виды товарных запасов

В зависимости от того, какую роль и какие функции выполняют запасы, их разделяют на три группы:

• Текущие запасы . Они обеспечивают непрерывность торгового процесса и бесперебойность работы магазина между поставками.
  Например, в какой-то магазин поставки молочных, мясных, хлебных и кондитерских изделий осуществляется один раз в неделю по средам.

  Соответственно, на складах и на полках в магазине должно быть достаточно этих товарных групп – хлеба, молока, мяса и «кондитерки» – чтобы в течение недели от одной поставки до другой не возникло дефицита.

  Вместе с тем, необходимо добиться того, чтобы при каждой последующей поставке товаров не возникало неоправданных излишков.

• Страховые или гарантийные запасы . Это те запасы, которые должны обеспечить бесперебойность работы магазина в случае непредвиденных обстоятельств.

  Это может быть резкий рост спроса, в том числе, временный, либо же сбой в поставках, например, из-за ухудшения погодных условий, если магазин расположен в отдаленной местности, либо по другим форс-мажорным обстоятельствам.

  Рассчитывая и формируя страховые запасы необходимо учитывать сроки годности товаров, особенно это касается продуктов питания.

• Сезонные запасы . Они образуются под влиянием фактора сезонности. Касается это, например, сельскохозяйственной продукции или магазинов, торгующих одеждой и обувью. Очевидно, что в летний сезон нет смысла закупать и пополнять запасы зимней одежды, а необходимо не допустить недостатка или дефицита актуальной летней одежды и обуви.

Автоматизация ведения складского учета при помощи программы Бизнес.Ру поможет вам в реальном времени контролировать движение товаров, управлять его остатками и запасами, свести к минимуму рутинную работу с бумагами, значительно уменьшить количество ошибок, допускаемых при проведении типовых операций складского учета.

Факторы формирования запасов

Процесс формирования товарных запасов зависит от следующих факторов:

1. Объем дневных продаж товаров . Запасы на складах или полках магазина и объем дневных продаж напрямую зависят друг от друга. Объем дневной реализации или проходимость магазина – главный фактор, влияющий на систему управления запасами.

Очевидно, что если магазин не проходной, то можно закупить, естественно, с соблюдением сроков годности, товаров на какой-то более или менее долгий срок (неделя, месяц), чтобы эти товары хранились на складе. Тем самым можно сэкономить деньги, снизив логистические расходы (на доставку).

Если же, наоборот, магазин находится в проходном месте, то к вопросу формирования поставок необходимо отнестись с максимальной серьезностью.

Особенно это касается продуктов питания и других товаров повседневного спроса: вполне возможно, нужно будет организовать ежедневную поставку или даже несколько раз в день. Поэтому в таких магазинах система управления запасами должна работать четко, без сбоев.

Товарные запасы: определение и виды

2. Скорость доставки . Этот фактор больше актуален для розничной торговли, когда магазин расположен не в больших городах – в деревнях, сельской местности или в труднодоступных с географической точки зрения местах.

3. Наличие складских помещений и необходимого оборудования , в частности, холодильного. Фактор складских помещений наиболее актуален для розницы, когда речь идет об организации работы магазинов в городах, особенно, крупных.

Речь идет о том, что, кроме всего прочего, на эффективность розничного бизнеса оказывает влияние уровень платы за аренду площадей, используемых для работы магазина.

Вместе с тем, необходимо, чтобы площадь складских помещений обеспечивала возможность хранения объема запасов для бесперебойной работы магазина.

4. Свойства товаров . Здесь имеются в виду их физико-химические свойства. Прежде всего, конечно, сроки годности. Система управления запасами должна быть выстроена таким образом, чтобы скоропортящиеся товары не залеживались на складских полках, но и недостаток их также недопустим, особенно это касается повседневных продуктов питания – хлеб, молоко и другие.

При разработке собственной системы эффективного управления запасами предприниматель должен учитывать все эти указанные факторы вместе.

Управление товарными запасами

Эффективное управление товарными запасами решает две важных задачи розничной торговли:

• Во-первых, это обеспечение покупательского спроса, то есть, обеспечение покупателей теми товарами и продуктами, которые они хотят купить. Проще говоря, это означает не допустить дефицита какого-то товара, товарной группы и пустых полок;
• Во-вторых, это эффективное управление оборотными средствами, то есть, деньгами магазина. Дело в том, что товары закупаются на деньги, соответственно, товаров нужно закупать ровно столько, чтобы их хватило для обеспечения бесперебойной работы в определенный промежуток времени.

Если же закупить товаров больше, чем нужно, это означает вывести из оборота денежные средства, которые можно было направить на другие, более эффективные или более нужные цели.

Проще говоря, решение второй задачи означает не допустить излишков запасов товаров и товарных групп на складах магазина и на полках.

Поможет не допустить излишков товаров на складе поможет программа для автоматизации работы склада Бизнес.Ру. Управляйте ассортиментом, отслеживайте продажи конткретных товаров и на основе полученных данных делайте заказы поставщикам.

Система управления запасами

Система управления запасами включает в себя следующие элементы или последовательные этапы:

1. Нормирование товарных запасов. Это когда в магазине определяют, сколько каких товаров, товарных групп и в каких объемах и количествах должно находиться на складах и на полках. Главный показатель при нормировании это поток покупателей;
2. Оперативный учет и контроль товаров и запасов. Необходим постоянный контроль за состоянием запасов, чтобы оперативно реагировать на их изменения;
3. Регулирование товарных запасов. Это означает поддержание товарных запасов на установленном нормативами уровне. Собственно, это закупка товаров, когда необходимо пополнить запас до установленных нормативов. Либо же стимулирование продаж, когда появляется угроза затоваривания.

Система управления запасами или эффективное управление товарными запасами включает в себя непрерывное последовательное выполнение указанных этапов.

Существуют две системы управления запасами:

1. Система фиксированного размера заказа (поставки). Это означает, что магазин всегда заказывает поставку в четко определенном объеме и количестве.

При этом, период поставки не определен. Предприниматель делает заказ на очередную поставку тогда, когда наличие того товара, достигло определенного нормативного порога. Снизились запасы до определенного уровня – сделал очередной заказ.

2. Система фиксированного периода. При этой системе управления товарными запасами, в отличие от первой, поставки осуществляются по определенному фиксированному графику.

Предприниматель решает две задачи: во-первых, как к дате очередной поставки сделать так, чтобы уровень запасов на складах был равен или близок к нормативному показателю; во-вторых, он должен сделать такой заказ, чтобы к следующей поставке уровень запасов вновь оказался равным или близким к нормативному.

Выбор системы управления товарными запасами зависит от множества факторов: специализации магазина, уровня спроса, способа учета товаров и других.

Управление товарными запасами: товарооборот, оборачиваемость товара на складе

Для построения эффективной системы управления товарными запасами необходимо проводить постоянный мониторинг и анализ состояния склада и полок в магазине. Делается это с помощью определения оборачиваемости товаров.

Оборачиваемость или товарооборот – это показатель, который характеризует интенсивность торгового процесса и в целом интенсивность бизнеса. Проще говоря, это скорость, с которой происходит продажа товара.

Точнее, товарооборот – это интенсивность или скорость, с которой товар проходит этапы «Закупка – Хранение на складе - Продажа».

Еще товарооборот или оборачиваемость товара – это показатель, который характеризует эффективность вложенных в бизнес денег, то есть, как быстро через продажу возвращаются деньги, вложенные в закупку.

Очевидно, что чем больше товарооборот или оборачиваемость товаров, тем больше прибыль предпринимателя: каждый оборот денег несет в себе определенную рентабельность, а высокий уровень товарооборота говорит о том, что таких оборотов денег больше, значит, больше прибыль в рублях.

Оборот производственных запасов характеризует скорость движения материальных ценностей и их пополнения. Чем быстрее оборот капитала, помещенного в запасы, тем меньше требуется капитала для данного объема хозяйственных операций.

Оборачиваемость производственных запасов в отраслях промышленности весьма существенно различается. В отраслях с длительным операционным циклом формирование запасов требует более крупных капиталов.

Сроки оборота производственных запасов предприятий одной и той же отрасли, как правило, характеризуют, насколько успешно используется ими капитал. Как было выяснено ранее, накапливание запасов связано с весьма значительным дополнительным оттоком денежных средств, что делает необходимой оценку возможности и целесообразности сокращения срока хранения материальных ценностей.

Уровень запасов определяется объемом реализации, характером производства, природой запасов (возможностью их хранения), возможностью перебоев в снабжении и затратами по приобретению запасов (возможной экономией от закупок большего объема) и др.

Уровень незавершенного производства зависит от характера производства, отраслевых особенностей, способа оценки.

Основным фактором, который необходимо учитывать при анализе уровня запасов готовой продукции, является прогноз объема продаж. В свою очередь прогнозирование объема продаж требует корректного предвидения потребностей покупателей. Поэтому одно из преймуществ длительных экономических связей связано с возможностью координации производства продукции с планами закупок покупателей.

Оценка оборачиваемости товарно-материальных запасов проводится по каждому их виду (производственные запасы, готовая продукция, товары и т. д.). В параграфе 3.1 отмечалось, что для оценки скорости оборота запасов упрощенным способом (по данным отчетности) используется формула

Оборачиваемость запасов = Себестоимость реализованной продукции / Средняя величина запасов

Средняя величина запасов = Остатки запасов на начало года + Остатки запасов на конец года / 2

Более точный расчет среднего объема товарно-материальных запасов основан на данных о ежемесячных остатках материалов.

Срок хранения запасов определяется по формуле
Срок хранения запасов = Длительность анализируемого периода * Средняя величина запасов / Себестоимость реализованной продукции

Для более точного расчета длительности хранения запасов используются формулы
Тхранения производственных запасов = Опз. * Длительность анализируемого периода / Стоимость потребленных запасов

Тхранения готовой продукции = Опз * Длительность анализируемого периода / Производственная себестоимость отгруженной (реализованной) продукции

Анализ состояния и динамики оборачиваемости запасов на предприятии представлен в табл. 3.22.

Данные табл. 3.22 подтверждают сделанные ранее выводы относительно общего замедления оборачиваемости оборотных активов. Это хорошо видно на примере оборачиваемости производственных запасов, срок хранения которых на предприятии по сравнению с прошлым годом вырос на 5,5 дня, что говорит о накоплении запасов на предприятии.

Подобная ситуация становится все более распространенной в условиях разрыва хозяйственных связей и инфляции. Падение покупательной способности денег заставляет предприятия вкладывать временно свободные средства в запасы материалов. Кроме того, накопление запасов часто является вынужденной мерой снижения риска непоставки (недопоставки) сырья и материалов, необходимых для производственного процесса предприятия. Отметим в этой связи, что предприятие, ориентирующееся на одного основного поставщика, находится в более уязвимом положении, чем предприятия, строящие свою деятельность на договорах с несколькими поставщиками.

Вместе с тем следует иметь в виду и то, что политика накопления запасов товарно-материальных ценностей неизбежно ведет к дополнительному оттоку денежных средств вследствие:
увеличения затрат, возникающих в связи с владением запасами (аренда складских помещений и их содержание, расходы по перемещению запасов, страхование имущества и др.);
увеличения затрат, связанных с риском потерь из-за устаревания и порчи, а также хищений и бесконтрольного использования товарно-материальных ценностей (общеизвестно: чем больше объем и срок хранения имущества, тем сложнее осуществлять контроль за его сохранностью);
увеличения сумм уплачиваемых налогов. В условиях инфляции фактическая себестоимость израсходованных производственных запасов (суммы их списания на себестоимость) существенно ниже их текущей рыночной стоимости. В результате величина прибыли оказывается "раздутой", но именно с нее будет рассчитан причитающийся к уплате налог. Аналогичная картина и с налогом на добавленную стоимость. То, что с увеличением объема запасов растет величина налога на имущество, наверное, не требует пояснений;
отвлечения средств из оборота, их "омертвления". Чрезмерные запасы прекращают движение капитала, нарушают финансовую стабильность деятельности, заставляя руководство предприятия в срочном порядке изыскивать необходимые для текущей деятельности денежные средства (как правило, дорогостоящие). Поэтому не без основания чрезмерные запасы товарно-материальных ценностей называют "кладбищем бизнеса".

Эти и другие негативные последствия политики накапливания запасов нередко полностью перекрывают положительный эффект от экономии за счет более ранних закупок.

Значительный отток денежных средств, связанный с расходами на формирование и хранение запасов, делает необходимым поиск путей их сокращения. При этом, разумеется, речь не идет о сведении величины расходов по созданию и содержанию запасов товарно-материальных ценностей к минимуму. Такое решение, скорее всего, оказалось бы неэффективным и привело бы к росту потерь другого рода (например, от порчи и бесконтрольного использования товарно-материальных ценностей). Задача состоит в том, чтобы найти "золотую середину" между чрезмерно большими запасами, способными вызвать финансовые затруднения (нехватка денежных средств), и чрезмерно малыми запасами, опасными для стабильности производства. Такая задача не может быть решена в условиях стихийного формирования запасов - необходима налаженная система контроля и анализа состояния запасов.

В теории и практике управления запасами выделяют следующие основные признаки неудовлетворительной системы контроля ресурсов:
тенденция к постоянному росту длительности хранения запасов; непрерывный рост запасов, заметно опережающий динамику увеличения объема реализуемой продукции;
частые простои оборудования из-за отсутствия материалов; нехватка складских помещений;
периодический отказ от срочных заказов из-за недостатка (отсутствия) запасов товарно-материальных ценностей;
большие суммы списаний из-за наличия устарелых (залежалых), медленно оборачивающихся запасов;
значительные объемы списаний запасов вследствие их порчи и хищений.
Основные цели контроля и анализа состояния запасов: обеспечение и поддержание ликвидности и текущей платежеспособности;
сокращение издержек производства путем снижения затрат на создание и хранение запасов; уменьшение потерь рабочего времени и простоев оборудования из-за нехватки сырья и материалов; предотвращение порчи, хищений и бесконтрольного использования материальных ценностей.

Достижение поставленных целей предполагает выполнение следующей учетно-аналитической работы.
1. Оценка рациональности структуры запасов, позволяющая выявить ресурсы, объем которых явно избыточен, и ресурсы, приобретение которых нужно ускорить. Это позволит избежать излишних вложений капитала в материалы, потребность в которых сокращается или не может быть определена. Не менее важно при оценке рациональности структуры запасов установить объем и состав испорченных и неходовых материалов. Таким образом обеспечивается поддержание производственных запасов в наиболее ликвидном состоянии и сокращение средств, иммобилизованных в запасы.
2. Определение сроков и объемов закупок материальных ценностей. Это одна из самых важных и сложных для современных условий функционирования российских предприятий задач анализа состояния запасов.

Несмотря на неоднозначность принимаемых решений для каждого конкретного предприятия, общим является подход к определению объема закупок, позволяющий учитывать:
средний объем потребления материалов в течение операционного цикла (обычно определяется на основании результатов анализа потребления материальных ресурсов в прошедших периодах и объема производства в условиях предполагаемого сбыта);
дополнительное количество (страховой запас) ресурсов для возмещения непредвиденных расходов материалов (например, в случае срочного заказа) или увеличения периода, требуемого для формирования необходимых запасов.

3. Выборочное регулирование запасов материальных ценностей, предполагающее, что внимание нужно акцентировать на дорогостоящих материалах или материалах, имеющих высокую потребительную привлекательность. В зарубежной практике широкое распространение получил так называемый ABC-метод, приемы которого могут быть применены и на российских предприятиях. Основная идея метода ABC - оценить каждый вид материалов с точки зрения их значения. Имеются в виду: степень использования материала за конкретный период; время, необходимое для пополнения запасов этого материала, и затраты (потери), связанные с его отсутствием на складе; возможность замены, а также потери от замены.

Небольшая доля (обычно до 20 %) данных материальных ресурсов в общем объеме материальных ценностей, хранящихся на складе, определяет основную сумму оттока денежных средств при формировании запасов (около 80 %). Такие материалы рассматриваются как ресурсы группы А. Материалы группы В относятся к второстепенным; они менее дорогостоящи, чем материалы группы А, но превосходят их по количеству наименований. Материалы группы С считаются относительно маловажными - это наименее дорогостоящие и наиболее многочисленные материальные ценности. Их приобретение и содержание сопровождаются незначительным (в сравнении с общей суммой) оттоком денежных средств. Обычно затраты на хранение таких запасов меньше, чем расходы по обеспечению жесткого контроля за заказанными партиями, страховыми (резервными) запасами и остатками на складе.

Материальные ресурсы делятся на перечисленные группы в зависимости от конкретных условий производства. Принципиально здесь то, что наиболее тщательно контролируются материалы группы А. Особое внимание при этом уделяют: расчету потребности в них; календарному планированию формирования запасов и их использования; обоснованию величины страховых запасов; инвентаризации.

Другим полезным в современных условиях массовых хищений методом контроля за состоянием запасов материальных ценностей может стать их деление на "липкие", т. е. дефицитные или дорогостоящие (например, драгоценные металлы, спирт, наркотические средства), к которым применяются особые условия хранения и дополнительные приемы контроля за их движением, и "нелипкие", для которых допускаются хранение навалом, несанкционированное использование и "котловой" учет.

4. Расчет показателей оборачиваемости основных групп запасов и их сравнение с аналогичными показателями прошедших периодов, чтобы установить соответствие наличия запасов текущим потребностям предприятия. Для этого рассчитывают оборачиваемость материалов, учитываемых на различных субсчетах ("Сырье и материалы", "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали", "Топливо", "Тара и тарные материалы", "Запасные части" и др.), а затем общую оборачиваемость материалов путем определения средневзвешенной величины.

Расчет оборачиваемости по видам материальных ценностей представлен в табл. 3.23.

Как видим, наибольший срок хранения имеют прочие материалы (около 120 дней). Вместе с тем надо полагать, что основные возможности сокращения оттока денежных средств в связи с созданием производственных запасов заключены не здесь. Учитывая, что удельный вес материала составляет менее 3 % себестоимости израсходованных материалов, можно предположить, что он будет отнесен к группе С.

Как уже отмечалось, детальному анализу необходимо подвергнуть состояние и движение материальных ценностей, создание запасов которых вызывает основной отток денежных средств, т. е. ресурсов группы А. Вполне возможно, что на анализируемом предприятии к данной группе будут отнесены ресурсы, учитываемые по статье "Сырье и материалы". Целесообразность создания запасов сырья и материалов, соответствующих объему их 2-месячного потребления (54,4 дня), необходимо оценить исходя из конкретных условий деятельности предприятия.

Система показателей, используемых для анализа оборачиваемости оборотных средств предприятия, приведена в приложении 4.

При анализе оборачиваемости оборотных средств необходимо обратить внимание на следующее:
длительность операционного цикла предприятия и его составляющие; основные причины изменения длительности операционного цикла; соотношение длительности операционного цикла и периода погашения кредиторской задолженности;
причины расхождения финансового результата и изменения денежных средств;
основные факторы оттока денежных средств;
скорость оборота дебиторской задолженности;
обоснованность сложившегося срока хранения товарно-материальных
ценностей.